Combien de jours de congés payés vos salariés acquièrent-ils ?

1. L'acquisition des congés payés

Dès son embauche, tout salarié acquiert des droits à congés payés, quels que soient son type de contrat (CDI, CDD, contrat d'apprentissage ou d'intérim), sa fonction, sa qualification, son mode de rémunération ou son temps de travail (temps plein ou temps partiel).

Chaque collaborateur cumule 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, ce qui représente 30 jours ouvrables (soit 5 semaines) pour une année complète de travail :

• Le décompte en jours ouvrables : Il inclut tous les jours de la semaine légalement travaillables, à l'exclusion du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés chômés dans l'entreprise. On dénombre donc habituellement 6 jours ouvrables par semaine (du lundi au samedi).

• Le décompte en jours ouvrés : Vous avez la possibilité de calculer les congés en jours effectivement travaillés dans l'entreprise (généralement du lundi au vendredi, soit 5 jours par semaine). Sur une année complète, le salarié acquiert alors 25 jours ouvrés. Attention : ce mode de calcul ne doit jamais léser le salarié et doit lui garantir des droits au moins équivalents au décompte en jours ouvrables.

Bon à savoir :

• Vos collaborateurs peuvent poser des congés payés dès leur embauche (sans attendre la fin de la période d'acquisition), sous réserve de respecter la période de prise des congés et l'ordre des départs fixés dans l'entreprise.

• Des règles spécifiques s'appliquent à certaines professions (concierges, VRP, assistants maternels, salariés du particulier employeur).

Quelle est la période de référence ?

Par défaut, la période de référence servant au calcul des droits s'étend du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Toutefois :

• Une convention ou un accord collectif peut fixer une période différente.

• Pour les entreprises obligatoirement affiliées à une caisse de congés payés (BTP, spectacle, etc.), cette période court du 1er avril de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours.

Comment calculer le nombre de jours acquis ?

Il vous suffit de multiplier le nombre de mois de travail effectif par 2,5 jours ouvrables. Si le total obtenu comporte une décimale, vous avez l'obligation de l'arrondir au nombre entier immédiatement supérieur.

• Exemple : Un salarié ayant travaillé 5 mois cumule 12,5 jours ouvrables ($5 \times 2,5$). Vous devez donc lui accorder 13 jours ouvrables.

À noter : Les droits à congés supplémentaires

Certains collaborateurs bénéficient de jours additionnels, notamment pour enfant à charge (enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours, ou enfant en situation de handicap sans limite d'âge) :

• Salariés d'au moins 21 ans (au 30 avril de l'année précédente) : droit à 2 jours ouvrables supplémentaires par enfant à charge, sans que le cumul total des congés annuels puisse excéder le plafond légal de 30 jours ouvrables.

• Salariés de moins de 21 ans avec enfant à charge : droit à 2 jours supplémentaires par enfant (réduit à 1 jour si le salarié a acquis 6 jours de congés ou moins), même au-delà des 30 jours.

• Salariés de moins de 21 ans sans enfant : possibilité de prendre jusqu'à 30 jours ouvrables de congés, même s'ils n'ont pas été intégralement acquis (les jours pris au-delà des droits acquis ne sont alors pas rémunérés).

Par ailleurs, votre convention collective, un accord d'entreprise, le contrat de travail ou un usage peuvent prévoir des jours supplémentaires liés à l'âge, à l'ancienneté ou au handicap.

2. L'impact des absences et de la maladie sur les congés

Même lorsque le contrat de travail est suspendu, certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et continuent de générer des droits à congés payés.

Acquisition de congés pendant un arrêt maladie

Oui, un salarié en arrêt maladie continue d'acquérir des congés payés, quelle que soit l'origine de sa pathologie. Le rythme d'acquisition dépend toutefois de la nature de l'arrêt :

• Maladie ou accident non professionnel : Le salarié acquiert 2 jours ouvrables par mois d'arrêt, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. (Exemple : 3 mois d'arrêt génèrent $3 \times 2 = 6$ jours ouvrables de congés).

• Accident du travail ou maladie professionnelle (AT/MP) : L'arrêt est intégralement assimilé à du temps de travail effectif, sans limite de durée. Le salarié continue d'acquérir 2,5 jours ouvrables par mois (soit jusqu'à 30 jours sur un an).

En savoir plus sur la gestion de l'arrêt maladie d'un salarié

Quelles sont les autres absences prises en compte ?

Sont également assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés :

• Les périodes de congés payés de l'année précédente ;

• Les jours de RTT et les contreparties obligatoires en repos (liées aux heures supplémentaires) ;

• Les congés de maternité, de paternité, d'accueil de l'enfant ou d'adoption ;

• Les congés pour événements familiaux (mariage, Pacs, naissance, deuil) ;

• Certains congés de formation (bilan de compétences, projet de transition professionnelle, formation économique, sociale et syndicale) ;

• Le congé de solidarité internationale et les périodes de rappel ou de maintien au service national.

3. L'organisation des départs en congés

L'organisation des congés relève de votre pouvoir de direction, dans le respect du cadre légal et conventionnel.

Fixer la période de prise des congés

La période durant laquelle les collaborateurs doivent poser leurs congés est définie par votre convention ou accord collectif. À défaut, c'est à vous de la fixer après consultation du Comité social et économique (CSE), s'il existe.

• Elle peut couvrir toute l'année civile, mais doit impérativement inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre.

• Vous devez porter cette période à la connaissance de vos équipes au moins 2 mois avant son ouverture.

Déterminer l'ordre et les dates de départ

Si les salariés peuvent formuler des souhaits, c'est à vous qu'il revient de valider les dates et de fixer l'ordre des départs (selon les règles conventionnelles ou, à défaut, après avis du CSE). Pour départager les demandes, vous devez obligatoirement tenir compte :

• De la situation familiale (possibilités de congés du conjoint ou partenaire de Pacs, présence au foyer d'un enfant ou d'un proche handicapé ou âgé en perte d'autonomie) — à noter que les conjoints ou partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané ;

• De l'ancienneté du salarié ;

• D'une éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Une fois arrêté, l'ordre des départs doit être communiqué à chaque salarié par tout moyen au moins 1 mois avant son départ.

Refus et modification des dates de congés

• Refuser une demande : Vous êtes en droit de refuser les dates souhaitées par un salarié pour des raisons liées à la continuité du service ou à l'activité de l'entreprise. Le salarié devra alors décaler ses congés à une autre période. Vous pouvez également imposer la prise de congés lors de la fermeture annuelle temporaire de l'entreprise.

• Modifier des dates déjà validées : Sauf accord collectif prévoyant un autre délai, vous ne pouvez plus modifier les dates de congés d'un salarié moins d'un mois avant la date de départ prévue, sauf à justifier de circonstances exceptionnelles (ex. : commande urgente imprévue sauvant l'entreprise, remplacement d'un collaborateur décédé).

4. Fractionnement, report et don de jours de repos

Le fractionnement du congé principal

Le congé principal (4 semaines, soit 24 jours ouvrables maximum) n'est pas obligatoirement pris en une seule fois, sauf dérogation individuelle pour contraintes géographiques ou présence d'une personne dépendante au foyer. Lorsqu'il est réparti sur plusieurs périodes, on parle de fractionnement :

• Le salarié doit obligatoirement prendre une tranche continue d'au moins 12 jours ouvrables consécutifs durant la période du 1er mai au 31 octobre (sauf accord collectif dérogatoire).

• Si une partie du congé principal (hors 5e semaine) est prise en dehors de la période légale (c'est-à-dire entre le 1er novembre et le 30 avril), le salarié a droit, sauf disposition conventionnelle contraire, à des jours de fractionnement :

  • 1 jour ouvrable supplémentaire s'il prend entre 3 et 5 jours hors période ;

  • 2 jours ouvrables supplémentaires s'il prend 6 jours ou plus hors période.

Le report des congés non pris

En règle générale, les congés non pris à la fin de la période de référence sont perdus : leur report nécessite un accord entre vous et le salarié (sauf usage ou accord d'aménagement du temps de travail sur l'année autorisant un report jusqu'au 31 décembre de l'année suivante).

Toutefois, le report est de droit dans plusieurs situations :

• Retour d'un congé de maternité ou d'adoption ;

• Départ en congé sabbatique ou congé pour création d'entreprise (cumul possible dans les conditions légales) ;

• Affectation des jours excédant 24 jours ouvrables (la 5e semaine) sur un Compte épargne-temps (CET), si l'entreprise en dispose ;

• Impossibilité de prendre ses congés en raison d'un arrêt maladie ou d'un accident.

Le cas particulier du report après un arrêt maladie

Lorsqu'un salarié est dans l'impossibilité de poser ses congés à cause d'un arrêt de travail (professionnel ou non), il bénéficie d'un délai de report légal de 15 mois (un accord collectif pouvant prévoir une durée supérieure).

Obligation d'information de l'employeur au retour du salarié :

Dans le mois suivant la reprise du travail, vous devez impérativement informer le salarié (par tout moyen conférant date certaine, comme une mention sur le bulletin de paie) :

1. Du nombre de jours de congés dont il dispose ;

2. De la date limite jusqu'à laquelle il peut les poser.

Attention : Tant que vous n'avez pas délivré cette information, le délai de report de 15 mois ne commence pas à courir et les congés ne peuvent pas être considérés comme perdus.

Le point de départ des 15 mois varie selon deux cas de figure :

1. Report de congés acquis avant l'arrêt : Le délai de 15 mois débute à la date où vous informez le salarié de ses droits après sa reprise. (Exemple : un salarié n'a pu solder 8 jours avant le 30 avril 2026 à cause d'un arrêt. Il reprend le 4 mai 2026 et vous l'informez le 13 mai 2026. Il a jusqu'au 13 août 2027 pour les poser).

2. Congés acquis durant un arrêt longue durée couvrant toute la période de référence : Si le contrat est suspendu depuis au moins un an à la clôture de la période de référence (ex. : 31 mai), le délai de 15 mois démarre dès cette date de clôture :

   • Si le salarié ne reprend pas le travail avant la fin de ces 15 mois, les congés acquis durant cette période sont définitivement perdus.

   • S'il reprend le travail avant l'échéance des 15 mois, le compteur est suspendu jusqu'à ce que vous remplissiez votre obligation d'information, puis reprend pour la durée restante.

Le don de jours de repos

Vos salariés ont la faculté de céder anonymement et sans contrepartie des jours de repos non pris dans trois cadres précis :

• Au profit d'un collègue parent : lorsque celui-ci assume la charge d'un enfant gravement malade, handicapé, ou s'il est touché par le décès d'un enfant de moins de 25 ans ;

• Au profit d'un collègue proche aidant : qui accompagne un proche en perte d'autonomie ou en situation de handicap ;

• Au profit d'un organisme d'intérêt général : depuis le 22 février 2025, un salarié peut, avec votre accord, convertir des jours de repos en don financier pour une fondation ou association reconnue d'utilité publique (ou organisme d'intérêt général).

À savoir sur le don aux associations :

• Le don est plafonné à 3 jours ouvrables par an et par salarié.

• Pour les congés payés, seule la 5e semaine (les jours au-delà du 24e jour ouvrable) peut faire l'objet d'un don.

• Les jours sont monétisés sur la base de la rémunération que le salarié aurait perçue à la date où vous validez sa demande.

5. Calcul et paiement de l'indemnité de congés payés

Durant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire habituel mais une indemnité de congés payés. Vous avez l'obligation de comparer deux modes de calcul et de retenir le montant le plus avantageux pour le salarié :

1. La règle du maintien de salaire : L'indemnité est égale à la rémunération que le salarié aurait touchée s'il avait travaillé normalement durant cette période (calculée sur la base du salaire du mois précédant le départ et de l'horaire réel de travail).

2. La règle du dixième (1/10e) : L'indemnité globale pour l'ensemble des congés acquis équivaut à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (incluant salaire de base, primes liées au travail, indemnité des congés de l'année précédente, avantages en nature interrompus pendant les congés). Note : les périodes d'arrêt maladie non professionnelle sont intégrées dans cette assiette à hauteur de 80 % de la rémunération associée.

Exemple concret de comparaison :

Un salarié travaille du lundi au vendredi (horaires réguliers) pour un salaire mensuel brut de 2 000 €, soit 24 000 € sur l'année de référence. Il a acquis 25 jours ouvrés de congés et pose 2 semaines (soit 10 jours ouvrés) au cours d'un mois comptant 21 jours ouvrés travaillés.

• Calcul au maintien de salaire : $2\,000 \text{ €} \times (10 \div 21) =$ 952,38 €.

• Calcul au dixième : 10 % de 24 000 € = 2 400 € pour 25 jours. Ramenée aux 10 jours pris : $2\,400 \text{ €} \times (10 \div 25) =$ 960 €.

• Résultat : La règle du dixième étant plus favorable, vous devez lui verser 960 € bruts au titre de ses deux semaines de congés.

Modalités de versement et fin de contrat

• En cours de contrat : L'indemnité est versée aux dates habituelles de paie. Le bulletin de salaire doit clairement mentionner les dates de congés prises ainsi que le montant de l'indemnité correspondante.

• En cas de rupture du contrat de travail : Quel que soit le motif du départ (démission, rupture conventionnelle, retraite, licenciement même pour faute lourde), tout jour de congé acquis et non pris doit être payé sous forme d'indemnité compensatrice de congés payés. Calculée selon les mêmes règles de faveur (maintien ou dixième), elle est versée avec la dernière paie et inscrite sur le reçu pour solde de tout compte.

Cas particulier des caisses de congés payés : Si votre entreprise est affiliée à une caisse spécifique (BTP, transport, spectacle), vous ne versez pas directement cette indemnité lors du départ : vous remettez au salarié un certificat justificatif de ses droits, et la caisse se charge du règlement.